Projeniz için ajans seçimi

Projeniz kapsamında ,web tasarım ve yazılım hizmetleri için bir ajans bulmanız gerekiyor. Nelere dikkat edersiniz?

- Ajansın konuyla ilgili tecrübesi ve referansları
- Güvenilirliği
- Şirketinize uyumu
- Hesaplı olması

ve daha onlarcası.. Bu kriterler kurumdan kuruma ve projeden projeye farklılıklar gösterir. Örneğin projenizin ciddi zaman kısıtı varsa, belki fiyata çok önem vermezsiniz, deadline'a uyum için güvenilirlik sizin önceliğiniz olabilir.

Bir ajans ile çalışmaya karar verdiğiniz anda çok iyi bir RFP hazırlamak için çalışmalara başlayın. Hazırladığınız döküman ne kadar kapsamlı olursa ajanstan istediğiniz fiyat teklifini o kadar erken alırsınız. Size önerim hazırladığınız RFP dökümanında , ajansın teklifi hangi formatta size iletmesi gerektiğini mutlaka siz belirleyin. Aksi halde teklifler size ulaştığında bunları konsolide etmek oldukça zor olur. Karar verirken yada patronunuzdan karar vermesini isterken; patronunuz tüm teklifleri karşılaştırmalı olarak görebileceği bir çalışma isteyecektir sizden.

Öncelikleriniz belli, teklifler geldi. Hangi ajansı seçeceğinize karar veremiyormusunuz?
Karar matrisi kullanın. Ne kadar kolay değil mi?

"Mailimi ulaşması gerektiğini düşündüğünüz kişilere iletmenizi rica ederim.."

"Proje ofisi" nedir mutlaka biliyorsunuzdur... Kurum içerisindeki tüm projelerde koordinasyondan sorumlu bir yapılanma. Olduğu zaman çok fazla değeri bilinmez ama yokluğu çok fazla hissedilir.

Her bölüm kendi projesini yönetiyordur. Sorduğunuz zaman onlardan iyi yöneten de yoktur. Ne zaman kurum geneline proje ile ilgili bir mail atmanız gerekir, işte o zaman sıkıntılar başlar. Çünkü projenin tarafları kimlerdir ve maile konu olan durumdan kimler etkilenir tam olarak kestiremezsiniz. Sonuçta birileri mutlaka unutulur. Bunu bertarf etmek için mailinizin sonuna

"Mailimi ulaşması gerektiğini düşündüğünüz kişilere iletmenizi rica ederim.." eklemeniz sizi kurtarabilir, peki ya projeyi?

Sadece yukarıda verdiğim örnek için bile Proje Ofisi'nin koordinasyonunda çalışıyor olmak çok önemli. Tabiki İletişim Yönetimi başarıyla yapılıyor ise.

Projenizde , iletişimi iyi yönetemezsiniz zamanında bitmemiş, planladığınızdan daha masraflı ve hiç de beklediğinize benzemeyen bir çıktıyla karşılaşmanız kuvvetle muhtemeldir.